これからの会議の常識

駄目な会議の特徴

どこの企業でも会議があります。

 

 

新型コロナウイルス蔓延により多くの企業が現代的な変化を求められましたが、中には未だに昔ながらのスタイルの駄目な会議を行っている企業も存在します。

 

 

昔ながらのスタイルは必ずしも悪い面だけではありませんが、現代的に見ると非効率で生産性が低い面があります。

 

 

ここで一般的に駄目な会議と言われる会議の特徴について幾つか例を挙げてみます。

 

 

このような駄目な会議から脱却し、現代的な効率よく生産性の高い会議の在り方を紹介していきます。

目的とゴールを明確化する

会議にありがちなのが終わってから結局何がしたかったのか良く分からないという結末を迎えることです。

 

 

所謂会議をするための会議状態です。

 

 

これは多くの場合、目的とゴールが明確になっていない場合に起こります。

 

 

特に定例的な会議に起こりがちなのですが、何の目的で集まってどこを目指しているのかが不透明な場合が多いです。

 

 

例えば営業職であれば毎月指定された日に集まって、それぞれの担当者が実績報告をした後に偉い人が叱咤激励して解散といった流れです。

 

 

私もこのような会議は嫌という程出席しました。

 

 

また何か内容を覚えているかというとほとんど何も覚えてません。

 

 

会議の後に同僚と話をすることがありましたので尋ねてみると、やはり同僚もあの会議は何だったのだろう？と同意見でした。

 

 

このように目的とゴールが不明確な会議は人の記憶に残りませんし、何よりも時間の無駄です。

 

 

このような事態を避けるためには会議前に、会議の目的とゴールについて主催者は毎回明示する必要があります。

 

 

そうすることにより会議中における話の脱線の抑止にも繋がりますし、何よりも全員で事前に意思統一が出来ます。

時間効率が命

会議は時間効率が命です。

 

 

会議に遅刻することは通常の仕事に遅刻することよりも遥かに損害が大きい点を各々が自覚しないといけません。

 

 

これは時間損失を考えた場合に、自分一人だけが関わる仕事であれば一人分だけの時間損失で済みますが、仮に十人集まる会議の場合に遅刻すると時間損失は十倍になることからです。

 

 

なお開始時間だけに着目されがちですが終了時間にも同様のことが言えます。

 

 

だらだらと予定時間を引き延ばしてしまうことは出席者全員の時間損失になります。

 

 

時間損失に加え経費削減の上でも触れておきたいのがリモートでの会議参加です。

 

 

新型コロナの影響により急速にWEBでのリモート参加を採用する企業が増えました。

 

 

会議場所までの移動時間や交通費などを考えると非常に効率的だと思います。

 

 

日本では何故か対面にこだわるオジサマ方が多く、まだ完全に浸透するまで時間が掛かるかも知れませんが、メリットが多い手段なので企業は積極的に推進すべきでしょう。

発言は全参加者行う

よくある会議の風景として、若手社員が発言出来ず終始上司や偉い人の話で終わる会議があります。

 

 

これでは実のある会議とは言えず、ただの講演会です。

 

 

そしてよくこういうセリフを吐かれますが、多くの場合若手社員は発言しないのではなく出来ないのです。

 

 

理由としては幾つかあると思いますが、大きな理由としては上司をはじめ偉い人や年長者の意見とは異なった意見を言いづらいことが挙げられます。

 

 

人は正面を切って反発する意見は言えないものです。

 

 

それが上司や年長者であればなおさらです。

 

 

こういったことを回避するためにも会議では若手社員から先に発言してもらうか、司会者が中立の立場から上手く場をコントロールすることが必要です。

事前資料は簡素化しよう

 

 

こんな経験がある人も多いと思いますが、会議における事前資料は出来るだけ簡素化しましょう。

 

 

会議は議論すべきであって作った資料の発表会ではありません。

 

 

たまに通常の業務に支障が出るくらい事前資料を凝ったものにする人がいたり、そういったものを要求したりする人がいますが、目的と手段を逆転させないことが重要です。

 

 

また資料は紙だけではなくデータも上手く活用していきましょう。

 

 

特に議事録などを紙のまま保管していくと膨大な量になってくることに加え過去の内容を見直したい時も探すのに一苦労です。

 

 

もちろん紙の利点はありますので状況に応じて使い分けをされるのが良いと思います。

まとめ

これからの会議の常識は目的とゴールの明確化は大前提ですが、その上に時間効率に重きが置かれて来ます。

 

 

出来るだけ時間損失を出さず無駄を省いていくことが企業の発展に繋がっていくからです。

 

 

伸びている会社の会議方法が纏められていましたので参考にしてみてください。

 

AppleやGoogleは会議も違う！無駄をなくす超有名企業の効率化対策5選

 

最後に会議後の行動について一番重要なことを述べておきます。

 

 

それは決定したことは必ず守るということです。

 

 

個人的にはこれが一番大事なことなのではないかと考えています。

 

 

なぜならば決定したことを守らない＝会議の時間が全て無駄ということになるからです。

 

 

本記事をご覧になって頂いている方で一般社員の方々は会議で決定したことは何が何でも守ってください。

 

 

そして役職者の方々は自らが率先垂範するとともに部下の方々に決定事項を必ず守らせてください。

 

 

そうすることで決定するまでの過程において意見がより活発化し吟味されていきます。

 

 

その結果、会議全体の質が上がります。

 

 

現在新型コロナウイルスの影響により多くの企業が変革の時を迎えています。

 

 

会議に限った話ではありませんが、従来の在り方を考える良い時期なのではないでしょうか。

 

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